Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Que dématérialiser ?
Les gains à en attendre ?
Les pièges à éviter ?
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Au sens générique la dématérialisation c’est l’essence même de l’informatique : coder les données physiques en une suite d’informations non physiques, manipulables par des machines. Il est important de bien comprendre qu’il existe plusieurs phases à la dématérialisation. Prenons l’exemple de la monnaie.
• L’étape de pré-dématérialisation a consisté à remplacer la valeur d’échange (or, argent…) par une représentation cette valeur (le billet). La forme restait palpable, mais ce premier niveau d’abstraction a représenté une véritable révolution.
• Dès le déploiement des solutions informatisées, un mode mixte c’est instauré où la monnaie scripturale devenait la base de toute gestion avec une rematérialisation aux extrémités de la chaîne de gestion, le distributeur pour l’usager et la contre-valeur (théorique) en or pour la Banque. Côté usager, il est intéressant de constater que les échanges courants ont longtemps nécessité cette rematérialisation
• La dématérialisation est aujourd’hui complète avec l’abandon de la contre-valeur d’un coté et surtout l’usage de la transaction électronique par l'utilisateur final (carte de crédit, carte monéo, carte vital…)
On peut faire de nombreux parallèles avec les flux informatiques. Nous sommes encore largement dans le mode mixte,
• les documents sont issus d’un traitement de texte, d'un tableur et imprimés avant d’être envoyés,
• les formulaires sont souvent remplis à la main avant d’être saisis pour traitement,
• les données comptables sont toutes stockées dans des progiciels, mais les pièces restent souvent sous forme papier, continuant encore à alimenter les milliers de m3 de stockage existants
On peut synthétiser la situation actuelle en disant que le plus gros chantier de la dématérialisation est de s’attaquer aux « mouvements » de l’information, l’échange qui représente des difficultés spécifiques :
• se comprendre, partager les mêmes références, les mêmes méthodes de codification
• s’identifier, choisir des adresses, les partager
• se faire confiance, être sûr de l’identité de l’interlocuteur et de la véracité des données
• se responsabiliser, donner la même valeur et porter le même soin à l'échange immédiat qui peut sembler évanescent, virtuel qu'à la rédaction papier
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Que dématérialiser ?
L’objectif court terme concerne tous le objets et toutes les données qui se trouvent à un moment ou à un autre sous forme d’informations logiques (par opposition à physiques).
Les courriers de toutes natures sont, aujourd’hui, issus d’un ordinateur, les données comptables sont saisies dans un progiciel spécialisé…
L’ensemble de ces éléments, provenant ou à destination de nos logiciels, représente un domaine immense qu’il est bon de segmenter :
• Les objets dont les échanges sont réglementés:
C’est notamment le cas des informations dues à l’administration ou aux organismes sociaux. L’Etat fait un gros effort de codification pour permettre la dématérialisation de bout en bout de ces informations. Nous sommes dans le domaine de la déclaration des revenus pour les particuliers ou de la TVA pour les entreprises.
Il faut ajouter dans cette catégorie les échanges dont l’administration assure un certain niveau de contrôle ou de qualité. En particulier, le domaine de la santé et des données patient est aussi en évolution.
• Les objets à forte structure:
Ce sont les informations complexes destinées, généralement, à être échangées d’application à application, mais qui demandent souvent à passer par une forme intermédiaire physique pour transiter entre ces applications. Ceci est principalement du aux disparités des formats applicatifs. La solution de dématérialisation la plus répandue étant l’EDI, il existe autour une kyrielle de convertisseurs de tous ordres, souvent intégrés aux applications elles-mêmes, pour tenter des dématérialisations de bout en bout.
• Les objets dits « commerciaux »:
Le vocable « commercial » veut couvrir tous les échanges professionnels n’entrant pas dans une des deux premières catégories. Il s’agit des informations faiblement ou pas structurées que représentent, les offres commerciales, les devis, les lettres, les contrats, les relances… autant de documents, lourds de contenu et d’engagement, qui représentent le gisement le plus productif de la dématérialisation pour les entreprises.
Ces catégories ne sont pas « étanches », par exemple, la transmission de factures sous forme électronique relève des 2 premières catégories, la DGI en reconnaît deux formes, une structurée (EDI) et une non structurée (indépendant du format), par contre elle impose son cahier des charges (convention, signature, dédoublement du stockage) pour que ces factures puissent être comptabilisées au niveau TVA.
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Les gains à en attendre ?
Les gains sont multiples et concernent aussi bien les aspects économiques, d’efficacité, de performance que d’image.
Le point indiscutable est, sans doute, la législation. La déclaration de la TVA par Internet est une obligation pour les grandes entreprises, mais cette méthode, employée sur des flux très faibles pour les entreprises a généré plus de contraintes (certificats, procédures) que de réels gains. Ce projet, véritable aubaine pour l’industrialisation des technologies d’authentification et de signature (ainsi que pour l’Etat) a été le contre-exemple de ce que peut être une dématérialisation positive.
Les aspects économiques sont maintenant bien connus:
• des gains au niveau du coût brut des communications, un courrier recommandé coûte encore plus de 4 € alors qu’une connexion HTTP ou SMTP a un coût marginal nul,
• des gains au niveau des manipulations, finis les remplissages studieux, au stylobille, des divers formulaires, finies les re-saisies multiples...
L’efficacité se retrouve dans l’automatisation des différentes étapes du processus administratif. Plus d’erreurs de saisie ou, d’adressage, d’oublis ou de lettres qui n’arrivent jamais. L’acheminement peut être contrôlé, les procédures de reprises sont infiniment plus solides et le résultat correspond aux objectifs.
La performance est sûrement l’aspect économique le plus important, bien qu’il soit très difficile à chiffrer d’une manière générale. Le raccourcissement des délais de traitement, d’acheminement et de contrôle accélère les projets, supprime les temps de latence et accroît l’activité dans sa globalité.
Un gain de 2 jours sur le recouvrement des factures correspond à 1% du CA de l’année !
Enfin l’image, une société qui va de l’avant utilise les moyens les plus performants. Ce sont souvent les partenaires, les clients qui pousse une entreprise à utiliser le mail pour leurs échanges. Anticiper et structurer cette démarche est une manière de garder la main.
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Les pièges à éviter ?
Dans toutes évolutions, les premiers défauts constatés sont toujours les mêmes, ne rien faire ou en faire trop.
• Attentisme
Il faut bien se rendre compte que la technologie est disponible pour dématérialiser un grand nombre d’échanges intra et inter entreprise. Ces technologies sont de plus en plus familières. Il existe donc une proportion toujours croissante de « dématérialisation sauvage » au sein des organisations. Elles sont sauvages car non voulues, non structurées voire même non connues !
Par ailleurs cet état « sauvage » n’entame en rien la valeur de ces échanges. Pour revenir à la comparaison avec la monnaie, c’est comme si les utilisateurs se servaient de la carte bleue de l’entreprise sans que l’entreprise s’en préoccupe sous prétexte que ce n’est pas de l’argent sonnant et trébuchant !
• La révolution
L’inverse, vouloir aller trop vite et bouleverser brutalement l’existant, est souvent une cause de dépense excessive, de rejet à priori, de difficulté de synchronisation et de perte d’une partie de l’histoire.
Plus personne ne croit au zéro papier. Il reste des secteurs, des partenaires, des « cas » où les procédures dématérialisées auront à cohabiter avec, voire à intégrer, les circuits traditionnels.
De la même façon, les applications, les données qui font le métier des entreprises, qui représentent leur expérience doivent être préservées et intégrées dans cette « évolution ». Il en est de même pour les outils et les habitudes des utilisateurs.
Il faut parfois remettre à plat un système trop éloigné des réalités, mais ces impératifs de respects de l’existant sont le gage d’une migration réussie.
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